Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning – Definisi Umum

jokowarsito — Mon, 08 Mar 2010 01:55:28 +0000

Dalam era persaingan global ini, perusahaan jasa dan manufaktur dituntut untuk bersaingan dengan maksimal dengan para kompetitor untuk mendapatkan pendapatan yang lebih agar perusahaan lebih bertahan. Apalagi perusahaan juga harus melakukan respon yang cepat terhadap pasar yang ada dikarenakan tuntutan dari pasar yang bergerak secara dinamis. Selain itu rantai pasok (supply chain) harus bergerak secara cepat untuk memenuhi kebutuhan mulai dari bahan baku dari pemasok (supplier) sampai barang yang sudah jadi yang berada di konsumen. Oleh karena itu perlu suatu adanya monitoring untuk memantau aktivitas perusahaan untuk memudahkan proses kerja.

Salah satu sistem yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut yaitu dengan menggunakan sistem informasi Enterprise Resource Planning (ERP) atau perencanaan sumber daya perusahaan. ERP dapat berperan dalam memantau proses produksi, ketersediaan bahan material, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumber daya manusia yang nantinya akan dijadikan sebagai analisis pengambil keputusan manajemen.

ERP merupakan suatu sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi, maupun distribusi di perusahaan. Sesuai dengan namanya, Enterprise berarti memiliki makna secara menyeluruh sehingga semua terpusat pada satu sistem. ERP ini sudah meliputi semua fungsi dasar dari perusahaan. Bahkan bisa diterapkan pada organisasi non profit,pemerintah, dan berbagai jenis lembaga lainnya.

Misalkan daftar order dari pelanggan di ERP akan langsung diproses di bagian produksi sesuai dengan kemampuan kapasitas produksi. Kemudian Material dan bahan baku akan tercatat menjadi berkurang sesuai dengan kebutuhan produksi tersebut. Jika material akan berkurang maka akan secara otomatis melakukan order kebagian supplier. Setelah barang jadi ERP juga akan mengalokasikan distribusi hingga sampai produk tersebut sampai di tangan pelanggan. Termasuk juga aliran keuangan perusahaan. Sehingga semua aktivitas perusahaan yang mencakup semua divisi atau departemen berada pada satu pusat dan secara real-time.

Dalam ERP ada beberapa modul yang saling terkait dengan yang lain dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Adapun beberapa modul yang ada yaitu: Manufacturing, Supply Chain management, Financial, Project Managements, Procurement, Service Management, Sales Management, Human resource, Customer Relationship Management, data warehousing dan Business Intellegence.

Dengan adanya ERP, manajemen bisa melakukan analisa terhadap perusahaan untuk mengetahui tren dan perkembangan di perusahaan sehingga dapat melakukan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat. Salah satunya dari fungsi pelaporan ERP yang sistematis dan mudah. Adapun manfaat lain yang bisa diperoleh yaitu:

ERP membantu memperlancar proses bisnis dan membuatnya jadi lebih mudah, murah, cepat dan efisien.
Meningkatkan etos kerja karyawan, karena proses kerja tersusun sesuai dengan standar operasi perusahaan yang sudah dibakukan.
Meningkatkan jumlah penjualan, karena sistem ERP ini membantu dalam keluar masuknya arus barang.
Menambah daya saing perusahaan, karena ERP membantu dalam distribusi produk dengan memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen.
Mengurangi biaya dari aktifitas yang tidak memiliki nilai tambah.

Aplikasi ERP
Ada banyak aplikasi dari ERP yang bisa digunakan. Banyak Software ERP yang diperuntukan berbagai jenis industri, ada yang khusus untuk industri tertentu dan ada pula yang bisa untuk semua industri.Banyak untuk memperoleh software ERP harus mengeluarkan anggaran yang besar. Namun software yang mahal belum tentu berhasil dan sesuai dengan perusahaan.Tergantung dari sistem proses bisnis yang ada.

Beberapa contoh ERP yang berbayar yaitu:

Microsoft Dynamic.
SAP R3 (SAP ERP)
SAP Business One
Infor ERP X2. ERP berbasis IBM.
Net Suite
Exact Software
SYSPRO
Accpac
Epicor
Excel ERP

Sedangkan alternatif biaya murah dapat menggunakan software yang bersifat opensource. Misalnya :

OpenBravo
Compiere
XTuple
Apache OFBiz
Adecompiere

Jika perusahaan ingin menggunakan software ERP pastikan dulu dengan keputusan tepat. Hal ini dikarenakan penerapan ERP diperusahaan merupakan investasi yang mahal dan berjangka panjang. Perusahaan harus mengeluarkan anggaran yang lebih untuk sistem, training dan anggaran yang lain.

Overview ERP

jokowarsito — Thu, 18 Feb 2010 08:40:38 +0000

What is ERP?
The initials ERP originated as an extension of MRP (material requirements planning then manufacturing resource planning). ERP systems now attempt to cover all basic functions of an enterprise, regardless of the organization’s business or charter. Non‐manufacturing businesses, non‐profit organizations and governments now all utilize ERP systems. The term ERP is typically reserved for larger broadly based applications. The introduction of an ERP system to replace two or more independent applications eliminates the need for external interfaces previously required between systems, and provides additional benefits that range from standardization and lower maintenance (one system instead of two or more) to easier and/or greater reporting capabilities (as all data is typically kept in one database). ERP acts as the central nervous system. As a fully integrated system, ERP automates all departmental information in to a single relational database. As the entire quotation through shipping process uses the same information from a single data flow, data is entered only once which improves accuracy and reduces cycle time. Information is retrieved quickly and easily for real hands‐on decision making. ERP breaks the information bottleneck and provides up‐to‐the‐minute information to the right person at the right time. Examples of modules in an ERP, which formerly would have been stand‐alone applications, include: Manufacturing, Supply Chain, Financial, Customer Relationship Management (CRM), Human Resources, Warehouse Management and Decision Support System. (Source: Wikipedia)

Structure of the ERP system
Ideally, ERP delivers a single database that contains all data for the software modules, which would include: Manufacturing
Engineering, Bills of Material, Scheduling, Capacity, Work flow Management, Quality Control, Cost Management, Manufacturing Process, Manufacturing Projects, Manufacturing Flow Supply Chain Management Inventory, Order Entry, Purchasing, Product Configurator, Supply Chain Planning, Supplier Scheduling, Inspection of goods, Claim Processing, Commission Calculation
Financial General Ledger, Cash Management, Accounts Payable, Accounts Receivable, Fixed Assets Projects Costing, Billing, Time and Expense, Activity Management Human Resources Human Resources, Payroll, Training, Time & Attendance, Rostering, Benefits Customer Relationship Management Sales and Marketing, Commissions, Service, Customer Contact and Call Center
support Data Warehouse Various Self‐Service interfaces for Customers, Suppliers, and Employees.

ERP Dalam Evolusi (Overview)

jokowarsito — Wed, 17 Feb 2010 09:00:31 +0000

EVOLUSI ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) mengacu pada paket perangkat lunak komersial yang besar yang menjanjikan integrasi arus informasi melalui suatu organisasi dengan menggabungkan berbagai sumber informasi ke dalam satu aplikasi perangkat lunak dan database tunggal. Meskipun ERP berakar pada aplikasi yang lebih primitif, pergantian abad telah melihat ledakan penelitian, perdebatan, dan informasi tentang evolusi dan tempat dalam dunia bisnis. Hasil dari ERP itu sendiri masih merupakan misteri, tetapi tren dan isu-isu itu telah menciptakan teka-teki akan menjadi generasi masa depan akan harus dipecahkan.

Hari ini, bisnis yang berjuang untuk integrasi. Organisasi juga mengubah proses mereka untuk memenuhi permintaan dengan menjadi lebih fleksibel, beradaptasi, dan efisien. Tidak hanya akurat dan up-to-date informasi yang dibutuhkan, sukses dalam bisnis saat ini menuntut sebuah aliran mulus dalam rantai suplai, manajemen hubungan pelanggan yang sangat baik, dan kemampuan untuk melaksanakan perdagangan elektronik. Secara tradisional, unit terpisah diciptakan dalam sebuah organisasi untuk melaksanakan berbagai tugas, dan fungsi area ini akan membuat sistem informasi mereka sendiri sehingga menimbulkan sistem yang tidak terintegrasi. ERP berusaha untuk memberikan solusi untuk masalah ini.

SEJARAH ERP
Pada tahun 1950, perusahaan manufaktur besar diproduksi Material Requirements Planning (MRP), yang diciptakan untuk melacak semua produk dan bahan-bahan di satu atau lebih tanaman, dan juga digunakan untuk melacak bahan-bahan yang diperlukan. Dua dekade kemudian, MRP diperpanjang dalam perangkat lunak aplikasi bernama Manufacturing Resource Planning (MRP II), yang tidak hanya memproses bahan bagian dari persamaan, tapi juga proses perencanaan. Mempertimbangkan jadwal produksi, jumlah sumber daya yang tersedia, dan persyaratan perencanaan, MRP II adalah langkah melampaui pendahulunya.

Baik MRP dan MRP II diciptakan dengan produsen dalam pikiran, tetapi lebih dari ERP adalah suatu material dan aplikasi penjadwalan paket. Paket perangkat lunak ERP dirancang untuk mengintegrasikan informasi yang digunakan oleh semua area fungsional sebuah bisnis dalam satu database untuk merampingkan proses usaha untuk suatu perusahaan. Janji integrasi dan manfaat yang bisa menghasilkan, dibarengi dengan pendekatan dari milenium baru dan Y2K menakut-nakuti, membuat ERP yang paling banyak paket perangkat lunak yang diinvestasikan pada 1990-an. Sayangnya, banyak yang mencoba untuk melaksanakan paket ini harus menghadapi kenyataan yang jauh lebih keras.

PERMASALAHAN DALAM IMPLEMENTASI ERP
Banyak bisnis mengalami banyak masalah ketika mencoba untuk menerapkan sistem besar. Paket tidak hanya biaya uang dalam jumlah besar, tetapi proses untuk menerapkan sistem itu sering berlari anggaran karena biaya tersembunyi. Namun, ini adalah yang pertama dari banyak masalah dalam pelaksanaan ERP. Faktor risiko lain termasuk kegagalan untuk merancang ulang proses bisnis agar sesuai dengan yang telah digariskan oleh perangkat lunak, kurangnya dukungan manajemen puncak atau “juara,” cukup pelatihan dan penyertaan dari pengguna akhir selama dan setelah pelaksanaan, ketidakmampuan untuk merekrut dan melatih berkualitas ERP pengembang sistem, standarisasi data tidak memadai, kurangnya integrasi di semua area fungsional sebuah bisnis, dan gagal untuk memperoleh dan menyimpan pengetahuan para ahli dari sistem. Perhatian banyak penelitian difokuskan pada kedua pemahaman isu-isu ini dan mengidentifikasi cara untuk memecahkan masalah pelaksanaan ini.

ERP UNTUK PERUSAHAANKECIL DAN MENENGAH?
Kecil dan menengah berkisar bisnis juga mencari solusi integrasi. PeopleSoft, Baan, dan SAP telah terstruktur pelaksanaan dan pelatihan cepat paket untuk meringankan masalah-masalah yang lebih besar perusahaan telah berjuang. Vendor juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan outsourcing ini bagian dari perangkat lunak ERP, karena perusahaan-perusahaan kecil mungkin tidak dapat mendukung seluruh paket dengan sendirinya. Lebih jauh lagi, vendor telah diubah menjadi komponen-komponen perangkat lunak mereka, sehingga dengan mudah menginstal klien untuk bagian-bagian dari sebuah ERP suite dan memiliki waktu pelaksanaan dipercepat. Hal ini telah membantu vendor untuk memenuhi kecil untuk perusahaan berkisar pertengahan. Dengan hampir jenuh pasar ERP untuk perusahaan besar, ERP vendor memperluas software mereka untuk menyediakan total solusi bisnis.

MASA DEPAN ERP
ERP telah membuka dunia kesempatan lain. Vendor pihak ketiga mulai mengisi celah kosong yang ditinggalkan oleh sistem ERP. Vendor ini persaingan faktor lain yang membuat pengembang ERP memikirkan kembali produk mereka. Siebel Systems, misalnya, telah menjadi pemimpin dalam bidang Customer Relationship Management (CRM), yang memiliki hubungan dekat dengan ERP. I2, di sisi lain, adalah memberikan solusi untuk Supply Chain Management (SCM). ERP vendor hari ini telah memfokuskan energi mereka pada menciptakan cara yang lebih baik untuk beroperasi dengan CRM, SCM, dan kolaboratif paket dalam suite mereka. Banyak yang telah melakukan investasi yang besar ke dalam ERP, bagaimanapun, mencari untuk melengkapi sistem mereka untuk meningkatkan posisi strategis mereka di pasar-pasar. Jadi, ERP untuk perusahaan-perusahaan ini sedang digunakan sebagai tulang punggung untuk paket perangkat lunak yang akan datang, dan evolusi ERP adalah didorong oleh teknologi ini untuk memperbaiki bidang-bidang seperti CRM dan SCM. Perpanjangan paket perangkat lunak ini tidak berhenti di situ. ERP telah hanya difokuskan pada integrasi back-end bisnis di masa lalu, tapi setelah Y2K menakuti pasar untuk perangkat lunak ERP mengambil memburuk. Bisnis mulai fokus pada bagian front-end organisasi mereka, akhir yang berurusan dengan pelanggan dan mitra bisnis. Banyak analis telah menduga bahwa Internet akan menjadi akhir dari ERP, tetapi bisnis dengan cepat datang untuk menyadari bahwa ERP tidak akan pergi. Bahkan, munculnya e-commerce hanya dapat dilengkapi dengan integrasi back-end yang disediakan oleh ERP. Hari ini, banyak vendor tradisional insinyur berusaha untuk produk mereka untuk mendukung platform berbasis web. Dengan terus integrasi dengan aplikasi berbasis web, keamanan juga menjadi isu utama.

KESIMPULAN

Evolusi ERP telah melihat teknologinya menyebar ke luar dari fungsi internal ke daerah-daerah yang berbeda, dan istilah ERP II telah diciptakan untuk mencakup definisi memperluas apa ERP adalah. ERP II sedang didefinisikan sebagai paket perangkat lunak yang akan digunakan untuk mengintegrasikan komponen fungsi bisnis. Meskipun ini bukan konsep baru dalam dirinya sendiri, ERP II berfokus pada antar-kompatibilitas antara sistem ERP dan modul sendiri. Hal ini akan memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan sistem ERP mereka yang terpisah. Juga, XML membantu menciptakan data meta-standar untuk database dan aplikasi yang sama untuk berkomunikasi dengan satu sama lain, yang akan membantu mengintegrasikan unit terpisah dan kegiatan eksternal mereka. Bahkan di tengah-tengah semua masalah ini, ERP terus bertahan hidup dan beradaptasi. Pengembang perangkat lunak dan vendor pihak ketiga akan terus mendorong dan mengembangkan paket perangkat lunak besar. ERP Meskipun secara tradisional berfokus pada manufaktur, yang memperluas fungsi akan terus mengambil tempat yang penting di masa depan bisnis.

Reference:

Hoon Nah, F.F.(2002). Enterprise Resource Planning Solutions and Management. IRM Press